Nawet gdy procesy produkcji i logistyki działają optymalnie, firma nie zawsze
dysponuje narzędziami kontroli biznesowej, które zapewniają jej odpowiedni poziom
bezpieczeństwa. Takie narzędzia można wdrożyć w ramach nowoczesnego systemu
ERP.
Procesy produkcyjne i logistyczne to bodaj najbardziej skomplikowane i problematyczne
obszary działalności biznesowej. Jeśli nie są one zoptymalizowane, negatywnie wpływają
na strategiczne czynniki sukcesu organizacji: finanse, jakość wytwarzanych produktów oraz
zadowolenie klientów. Nawet gdy obszary te realizowane są bez zarzutu, często zachodzi
konieczność kontroli powiązań pomiędzy wytworzonymi partiami towaru, a ich odbiorcami,
a także dostawcami surowców do produkcji. Firmy, które w tym zakresie nie dysponują
odpowiednimi narzędziami kontroli, narażają się na straty finansowe, ryzyko pogorszenia
jakości produktów oraz spadek lojalności kontrahentów.
Ciągłość produkcji i logistyka pod lupą
Kontrola biznesowa w procesie produkcji i logistyki jest nieodzowna np. w przypadkach
konieczności wycofania produktów z rynku. Powody wycofywania sprzedanych produktów
są różne, najczęściej dotyczą niedostatecznej jakości wyprodukowanych towarów
lub stwierdzenia w nich wad. Jeśli firma staje przed koniecznością wycofania z rynku
sprzedanych produktów, musi wiedzieć, kiedy i którzy z odbiorców kupili partie kwalifikowane
do zwrotu. W wielu przypadkach, np. w branżach farmaceutycznej lub spożywczej,
procedurę wycofywania trzeba przeprowadzić jak najszybciej, gdyż zaniechania na tym polu
mogą narazić konsumentów na utratę zdrowia lub poważne szkody, a dla producenta stać
się źródłem ogromnych strat.
Z punktu widzenia producenta każde wycofanie z rynku produkcji sprzedanej to czyste
straty i duże ryzyko. Chodzi bowiem nie tylko o straty finansowe, ale też ryzyko osłabienia
wizerunku – w oczach kontrahentów, mediów, konsumentów, a także negatywny wpływ na
płynność finansową i zaplanowane procesy produkcyjne. Tymczasem wina za konieczność
wycofania partii sprzedanych towarów nie zawsze leży po stronie producenta. Może ją także
ponosić dostawca surowca lub spedytor. Jeśli zatem przedsiębiorstwo nie posiada narzędzi
do kontroli powiązań między dostawcami surowców, a odbiorcami wyrobów gotowych, jest
zmuszone całkowicie wziąć na siebie ryzyko poniesienia kosztu za każdą wycofaną partię
towaru.
Kontrola biznesowa w obszarze produkcji i logistyki daje producentowi możliwość sprawnego
wycofania sprzedanych partii towaru z rynku – firma wie kto, kiedy przyjął wadliwy towar;
wiadomo również, jakie są oznaczenia wadliwych partii towaru (numer partii, data produkcji),
można sprawdzić, kto sprzedał lub dostarczył produkty poszczególnym kontrahentom.
Kontrola sięga też głębiej w drugą stronę – można sprawdzić, z których surowców, i od
których dostawców wyprodukowano poszczególne wadliwe partie.
Mając wdrożone procedury kontroli biznesowej w procesach produkcji i sprzedaży,
producent może szybko przeprowadzić pełen proces wycofywania produktów z rynku. Co
więcej, może stosunkowo szybko pomóc przeprowadzić ten proces w sieciach dystrybucji
swoich odbiorców, którzy przyjęli do sprzedaży wadliwy towar.
Poza tymi korzyściami, producent zyskuje efektywne narzędzie, które pozwala mu
precyzyjnie określić powody, dla których w produkowanych partiach pojawiły się wady. To
może oznaczać, że producent zyskuje argumenty w sytuacjach, gdy wina leży po stronie
dostawcy surowców lub np. spedytora.
Główne korzyści z posiadania kontroli biznesowej w obszarach produkcji i logistyki
• kontrola dystrybucji wyprodukowanych partii towarów – firma wie, do którego
kontrahenta trafiła każda partia towaru,
• kontrola procesu wydawania towarów kontrahentom – wiadomo, kiedy poszczególne
partie towaru opuściły firmę oraz który z pracowników je wydał,
• łatwość w przeprowadzeniu audytu i śledzenia procesu produkcyjnego
i logistycznego wyrobu na wszystkich etapach – od zamówienia surowców, po
sprzedaż wyrobów gotowych,
• łatwość wdrażania firmowych procedur i scenariuszy działań w przypadku sytuacji
kryzysowych w produkcji (np. wycofywania wadliwych towarów z magazynów,
sprzedaży lub z rynku),
• kontrola jakości produkcji poprzez weryfikację jakości produkowanych partii
i powiązanie jej z dostawcami poszczególnych surowców,
• możliwość szybkiego działania w sytuacjach kryzysowych – od identyfikacji
niewłaściwej jakości surowca, przez stwierdzenie błędów w ustawieniach parametrów
produkcji, po konieczność wycofania partii towarów z magazynów i rynku,
• możliwość dowiedzenia winy w przypadku poniesienia jej przez dostawców surowców
lub spedytorów, przydatna w procesie dochodzenia odszkodowania,
• szereg narzędzi kontrolnych poprawiających jakość produkcji, w tym również
planowanie i modyfikowanie planów produkcyjnych spowodowane nieprzewidzianymi
okolicznościami,
• silniejsza pozycja wobec kontrahentów – odbiorców oraz dostawców firmy
produkcyjnej.
Sam system nie wystarczy
Choć nowoczesny system ERP zapewnia pełną funkcjonalność w zakresie planowania,
koordynacji i śledzenia procesu produkcyjnego, należy pamiętać, że jest tylko narzędziem.
Dlatego skuteczne wdrożenie kontroli biznesowej w obszarze polityki bezpieczeństwa
sprzedaży i produkcji należy wdrażać również na poziomie procedur obowiązujących
w firmie. Producent powinien cyklicznie sprawdzać (np. poprzez wykonywanie testów
wycofania), czy w razie konieczności wycofania produktu z rynku jego pracownicy postępują
zgodnie z przyjętymi założeniami. W takich sytuacjach ERP może pełnić rolę efektywnego
narzędzia, które błyskawicznie dostarcza niezbędnych informacji, oczywiście o ile system
wdrożono odpowiednio pod kątem agregowania danych z produkcji i sprzedaży.
Wpisy o podobnej tematyce
Słowa kluczowe: dostawcy, Kontrola biznesowa, produkcja, sage, system
